备案是发函或请示一般视情况而定，如果应该备案的事情比较从容，应该书面行文向上级领导或机关做出书面备案，以备日后查询。
如果发生的事情比较紧急没有时间或不允许进行书面备案时，口头请示领导或上级机关进行口头备案，等待事情处理结束或紧急情况结束再行进行书面行文备案。
