防范措施如下：
1、更新观念是做好涉密文件管理工作的保证。
首先要改变、更新领导和涉密人员的模糊认识、错误观念，有重点地加强保密法制宣传教育，增强法制观念，提高认识水平，克服麻痹思想通过强化保密业务培训，提高思想认识，增强保密观念，使涉密人员更好地信息时代保密管理的要求。
2、制度完善是做好涉密文件管理工作的根本
制度是人们行为的准则。在抓涉密文件管理上，要始终坚持用制度规范人、约束人。要建立健全涉密文件管理和利用工作制度，规范文件运行流程，营造快捷、高效、保密的工作环境，从根本上堵住泄密源头。
3、强化管理是做好涉密文件管理工作的关键
做好涉密文件工作，管理是关键。保密管理要适应新形势的要求，逐步地从过去偏重对涉密文件的管理转变为对人和组织的管理从过去主要靠纪律约束、靠自觉性的管理，转变为既要强调自觉性，又要以法律、行政以及经济的手段来管理从过去完全是内部的、又要社会化的管理。
通过各种管理手段来约束、规范人和组织的行为，使其符合保守国家和集体秘密的要求，从而达到维护秘密安全的目的。
