无论是视频会议还是现场会议，面对面的交谈是效果最好的沟通模式。这是会议的重要性所在，很多事情，不开会是不行的。也因为此，会议多不是最主要的问题，达不到沟通的目的才是根本矛盾。
沟通不仅仅是声音或文字信息的传递，还有表情、身体语言、甚至环境等不可或缺的信息。缺少了这些信息的传递和互动，沟通的效果就会大打折扣。同时，就像人们不同场合应该穿不同的衣服一样，不同的会议应该有一些专门的环境要求、仪态要求、以及方式方法上的细微差别。
因此，一些仪式性的会场布置和礼仪就不是次要部分。有些会议需要正襟危坐，几个人面对一群参会者有些会议需要变成圆桌，以体现平等有些会议可能需要把桌椅搬走，直接坐在地板上。
环境布置越民主，越是突出开放性和互动性。而这种布置无疑会降低心理防线，让参与者更容易打开心扉。
环境越严肃，越是要传达不可辨驳的严肃性。这种仪式感要求参会者认真聆听，不能等闲视之。
围绕会议主题进行一些环境或其他仪式设计，无疑能给会议效果带来更多的想象空间。
