一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。
二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。
三是适时献上鲜花。迎接普通来宾，一般不需要献花。迎接十分重要的来宾，可以献花。所献之花要用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间，通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。
五是留下一定时间。客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。
按照西方礼仪怎么接待客人
在国外，有客人第一次到家里做客，一般是全家人在门口迎候。当客人到家时，父母先是向客人介绍他们自己，如丈夫介绍妻子说：“这是我的夫人某某某。”妻子介绍说：“这是我的先生某某某。”
然后，便郑重其事地逐一向客人介绍他们的孩子，比如说：“这是我的大儿子汤姆，这是我的二儿子杰恩，这是小女儿斯荻芬……”在国外的家庭里，不论孩子年龄多小，哪怕是还抱在怀里的婴儿，都会一个不漏地郑重其事地介绍给来访的客人。
孩子们也都懂事，当介绍到孩子时，每个孩子都是主动、热情地伸出手，大大方方地跟客人握手问好，表示欢迎。
