首先，会议室的清单配置肯定要符合会议室的实际操作要求，一般有主要功能和经费预算两块。会议室的主要功能是做什么？如果单单是开会，那么一套手拉手会议系统就ok了。如果主要功能涉及到演讲类、展示类，那么，除了手拉手会议系统之外，还有投影仪，升降机，高档一点还有液晶显示屏等等。如果会议室的功能需求再高端一点，国际化一点，就会需要投票表决，同声传译之类的功能。其次考虑的是经费预算、面积大小、美观程度等问题。经费的多少直接考虑到设备配备，如果经费紧张，一般是删繁就简，只满足最主要的功能就好了；如果经费充足，则可以在音效和美观程度上多做考虑。至于面积大小，那是因会议室而异，不同大小的会议室，配备并不相同。比如在面积较小的会议室，很容易产生啸叫，配备产品时，需要考虑到这一点；面积比较大的会议室，手拉手的线拖着可能有碍观瞻，故而选用无线会议系统。种种情况因会议室的不同而不同。这边说的都非常笼统，如果楼主有兴趣，可以去启 拓 大 学 堂看一看，那里有比较多的会议系统知识。
将会议室的功能定义清楚：首先要明确会议室的功能，包括是否需要设备，如投影仪、视频会议系统、会议系统等，以及会议室应支持的最大参会人数，以便购买相应的设备及家具。
2. 设计会议室的家具：根据会议室设计的功能，挑选适合的家具。一般来说，会议室应该有许多桌子，每个桌子上都有一个椅子，还有一个很大的桌子，可以放置设备，以及一个讲台，用于演示。
3. 对会议室的色彩进行设计：会议室的色彩应该醒目，使人们能够快速找到会议室。墙上应该粉刷浅色，以增强空间的宽敞感。
4. 安装照明系统：正确的照明方案可以提高参会人员的精神状态。应该选择柔和的灯光，以减少参会人员的眩晕感，同时也可以有效地消除噪音。
5. 安装通风系统：为了维持会议室空气的新鲜，应安装通风系统，以保证空气中没有烟雾、气味等有害物质。
会议室的用途，决定了音视频会议系统需要什么功能。一般来说，会议室就是用于日常领导说话、总结报告、学习培训、远程视频会议以及接待客户而搭配嵌入式视频处理功能的显示屏或者是可移动的推车式多功能显示设备。 按照视频会议的使用用途，绝大部分外资企业的音视频会议系统通常polycom的视频会议设备和瑞丽通专业的无线音频以此提高远程会议的质量，满足会议的互动功能、音画质清晰、保证合理稳定的声压级、具有良好的传输频率特性和较低的失真度，这样会议室在使用时不会觉得有回音、声音刺耳、声音失真或者掺杂信号干扰的滋滋声。 根据不同的会议需求，对会议室精心设计的改造，有利于会议目标的达成，合适的改造能够优化与会者间的学习环境，让其倍感舒适，并促进协作。 会议室座位改造的风格主要取决于与会者的规模及其之间的关系，还有演示方式。在会议召开的过程中，座位的安排有助于引导与会者关注到会议焦点，并对与会者的互动起到促进或者阻碍的作用。现在市面上有四种比较受欢迎的座位改造风格，分别为为： 1、标准会议风格：将一张桌子放在房间的中央，与会者围坐周围。适用于需要与会者互动，并拥有清晰的视线，以促进其交流。这种风格也通常用于视频会议室的改造。 2、U字型会议风格：在U型桌外放置座椅。对于需要演示者和视频演示的讨论组型25人及以下的会议室召开会议非常适用。 3、教室型风格：管理者需要对员工进行相关业务培训，与会者需要做笔记时，通常采用教室风格，桌椅被成排放置。这种风格还有助于演讲者和观众间的对话。 4、剧场式：通常用于大型组织，用于听取演讲者观点。这种配置只需简单地将椅子面向房间正面排成一排，无需桌子，会议参与者通常不需要互动或做笔记。 在会议室召开的过程中，电源、线缆的是一个经常出现问题的部分。会议期间，没有什么比被原本可避免的电源故障又或者线缆太短、接口不够的问题从而使会议暂停，这就令人十分难受了，所以在会议改造设计中，尽量确保各视频显示器等设备的电源供应和线缆长度及接口做好规划，最小化故障风险。
