1范围1.1本标准所指办公用品为（以下简称：股份公司）员工日常办公所用文具（以采购部《办公用品价目表》为准）、办公自动化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。1.2本标准适用于股份公司本部，股份公司下属全资、控股公司可参照执行。2职责2.1秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。2.2采购部负责外购办公用品的采购。2.3股份公司设立文具仓，负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。2.4人力资源部负责每半年核定一次各部门（厂）应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相关部门（厂）。3规定3.1办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按秘书室核定定额标准执行。部门（厂）管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元；其他特殊用品费用另计（用于印制生产报表所用的纸张，不列入办公用品定额内）。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的，需经总经理批准。3.2办公用品费用（其他特殊物品除外）可月度间调剂使用，年底结算、考核。3.3特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后，方可购买，不受定额限制。3.4打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由秘书室审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导审批。3.5办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按设备工程部《非生产设备的管理》等有关规定办理。4程序4.1办公用品的计划审批4.1.1采购部负责填报《办公用品价目表》，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。4.1.2办公用品（其他特殊物品除外）领用计划每季度制订一次，于每季度最后月份20日前，各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式三份，经部门（厂）领导审核签名后，交秘书室；超过上述标准的，需经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。4.1.3秘书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进行审核（核定是否超定额，品种是否适宜）,并将审核的各单位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》一式两份（包括公共使用的办公用品计划），附一份各单位《办公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。4.1.4秘书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、各单位《办公用品领用计划》一式一份，交文具仓；一份《办公用品领用计划》退回各部门（厂）作领用文具的依据；另一份《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》由秘书室留存。4.1.5文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》，核对库存，汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一式两份，经文具仓的主管领导审核签名后，交一份给采购部采购，文具仓留存一份。4.2办公用品采购、储存、发放、核算考核4.2.1采购部根据文具仓制定的《股份公司办公用品采购计划》实施采购，并及时办理入库手续。4.2.2采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报公司和文具仓，如有变动应及时更改。4.2.3文具仓负责办公用品的验收、发放、保管，并按财务部的有关规定建立台帐。4.2.4每季度第一个月的8日后，各单位凭公司领导审批后的《办公用品领用计划》、领料单，到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单审核后发放，并登入各单位领料台帐。4.2.5文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用。4.2.6秘书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发。5其它5.1文具仓应每月盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向主管领导和秘书室汇报。5.2秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对文具仓办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报。6文件与记录6.1《办公用品价目表》表9401-16.2《办公用品领用计划》表9401-26.3《办公用品计划费用汇总表》表9401-36.4《办公用品采购计划》表9401-4还有另外一个简单的版本：办公用品管理办法一、办公用品的分类1. 消耗性办公用品：便笺、信纸、复写纸、信封、公文袋、复印机碳粉、打印机墨盒、打印纸、复印纸、印章、印油、订书钉、大头针、回形针、小夹子、胶水、胶纸、双面胶、标签纸、涂改液、单页夹、抽杆夹、记事贴、笔记本、自动铅笔芯、签字笔、圆珠笔芯等，根据使用情况适当领取；2. 个人使用的耐用品：剪刀、裁纸刀、计算器、直尺、订书机、笔刨、笔筒、自动铅笔、圆珠笔、磁盘、文件盒、各式文件夹、办公桌、办公椅、电脑、电话、衣架等根据情况一次性领用，使用至报废，以旧换新；3. 非个人使用的耐用品：打孔机、档案盒、印盒等根据使用情况适当领取，使用至报废，以旧换新；4. 部门负责领用和保管的物品：复印机、传真机、打印机、碎纸机、文件柜、文件架、报刊架等，公司根据使用情况添置；5. 注：未列入的用品可比照列入。二、办公用品的采购、领用1. 采购流程办公用品采购申请单 分管领导审核 总经理审批 办公室购买办公用品入库、登记2. 办公用品采购详解及领用1) 办公用品的采购及管理由办公室统一管理及分配；2) 公司及部门需要添置办公用品时，应先填写《办公用品采购申请单》，见附表-1，分管领导审核、总经理审批后办公室方可购买；3) 办公用品采购完成后，办公室要将此办公用品登记并入库，应先填写《办公用品采购登记表》，见附表-2，采购人签名后入库；4) 办公用品领用，应先填写《办公用品领取登记表》，见附表-3，领取人签名后方可领取。三、办公用品的保管办公用品类别及对应品种一览表类别 办公用品的品种A类 低值易耗品 便笺、信纸、复写纸、信封、公文袋、复印机碳粉、打印机墨盒、打印纸、复印纸、印章、印油、订书钉、大头针、曲别针、图钉、小夹子、胶水、胶纸、双面胶、标签纸、涂改液、单页夹、抽杆夹、记事贴、笔记本、自动铅笔芯、签字笔、圆珠笔芯等；B类 限额使用消耗品类 签字笔、白板笔、修正液、票夹、电池、信封、信纸、稿纸、复印纸、传真纸、墨盒、色带、硒鼓等C类 非消耗品类 剪刀、直尺、文件夹、订书机、U盘、计算器、印台等 低值易耗品（A类）由办公室根据实际需要采购，以不影响正常工作、适量储备为原则； 限额使用消耗品类（B类）、非消耗品类（C类）由各部门填写《办公用品采购申请单》见附表-1，分管领导审核、总经理审批后办公司方可购买； 所有办公用品统一由办公室保管； 各部门应在每月25日前将下一月的办公用品报办公室，以便指定计划统一采购，预期不报视为无需求，届时办公用品管理人员有权据发； 礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同低值易耗品，办公室统一办理。XXXX有限责任公司2011年2月25日附表-1：办公用品采购申请单名称 数量 申请日期 申请人 备 注 分管领导审核 总经理审批 完成日期附表-2：办公用品采购登记表采购日期 产品名称 数 量 采购地点 单价（元） 采购人签名 备 注附表-3：办公用品领取登记表领取日期 品 名 数 量 领取人签名 部 门 备注
1、目的
为规范办公用品领用流程，明确办公用品领用审批权限，降低办公成本，特制定本规定。
2、适用范围
本规定适用于集团公司及下属公司在办公用品领取方面的管理规定。
3、职责
3.1 行政部为本规定的归口管理部门，负责本规定的修订即办公用品的请购、入库、发放等相关工作，确保办公用品领用工作的有序开展。
3.2 办公用品领用范围限于集团公司、开创和永联办公区域。
4、规定内容
4.1 办公用品请购
4.1.1 行政部根据《最低库存清单》进行备库，凡物资低于最低库存清单数量的，则由行政部负责填写《请购单》并经部门经理审核签字后，方可进行采购；
4.1.2 若采购物资超过库存清单范围的，则由需求部门提交书面《请购单》并注明名称及规格、单位、数量、需求日期、请购原因，经请购人、部门经理、条线主管总监签字确认后，交行政部进行采购；
4.1.3 行政部根据《请购单》内容联系供应商明确送货时间、地点，并对其物资进行验收，验收合格的办公用品方可开具《收料单》入库，通知需求部门领取。
4.2 办公用品领用
4.2.1 需求部门接到行政部通知后，应及时至行政部领取办公用品，同时在《办公用品领用登记表》上签字后方可领用。
4.2.2 行政部应根据先进先出原则发放办公用品。
4.3 其它
4.3.1 行政部需建立办公用品《最低库存清单》并定期更新，《最低库存清单》经部门经理审核，管理总监审批后进行备库，原则上不常用的办公物品不做备库；
4.3.2 每月最后一个工作日有行政部相关人员对办公用品进行盘点，对库存物质及时清理，以减少库存和杜绝浪费现象；
4.3.3 行政部需建立办公用品领用台账并及时做好登记，于每月5日之前将上月的办公用品领用情况进行统计并发送集团公司财务部备查；
4.3.4U 盘、SD卡、电脑键盘、鼠标、电话机等属低值易耗品的物资按《低值易耗品管理办法》执行。
5、附则
本规定经公司主管副总裁批准颁布，并自发文之日其正式生效。
6、相关文件
6.1《低值易耗品管理办法》
6.2《最低库存清单》
7、记录
7.1《请购单》
7.2《收料单》
7.3《办公用品领用登记表》
附加说明：
本规定由集团公司行政部提出；
本规定有行政部经理修订；
本规定由管理总监审核；
本规定由主管副总裁批准。
日期 领用物品名称 用途 领用人
用Excel表格做下表 办公室备品登记表 编号 物品名称 数量 购入时间 保管人 备注
Office Supplies Registration Sheet ~~ 这个用于单独的登记表建议,领取如果需要填日期啥的,可以注明: Application Date领取日期则为,Reception Date.
