调档是指把档案从一个部门或单位调入另一个部门或单位的过程,调档函是调档的重要文书,它是调档的依据,也是调档的凭证。那么,调档函如何调档案呢?
首先,调档函应该包含调档的基本信息,包括调档的单位、调档的档案类别、调档的档案编号、调档的档案名称、调档的档案数量等。
其次,调档函应该包含调档的原因,调档的原因可以是档案的使用需要,也可以是档案的管理需要,也可以是档案的保管需要等。
再次,调档函应该包含调档的时间,调档的时间应该是档案的实际调档时间,以便于档案的管理者能够清楚地知道档案的调档时间。
最后,调档函应该包含调档的结果,调档的结果应该是档案的实际调档结果,以便于档案的管理者能够清楚地知道档案的调档结果。
总之,调档函是调档案的重要文书,它应该包含调档的基本信息、调档的原因、调档的时间、调档的结果等内容,以便于档案的管理者能够清楚地知道档案的调档情况。只有按照调档函的要求,才能够有效地调档案,保证档案的安全和有效管理。